Privacy Reglement & Klachtenprocedure

Human Business Support B.V. heeft als missie om meerwaarde te halen uit mensen en organisaties. Om dat te kunnen realiseren verzorgen wij diensten zoals HR Support, Verzuim Support en Loopbaan Support. Om die diensten te kunnen verlenen verwerken wij persoonsgegevens.

Wij hechten veel waarde aan het beschermen van uw privacy en de persoonlijke gegevens van u en uw medewerkers. Wij zorgen ervoor dat de gegevens goed beschermd en vertrouwelijk behandeld worden. Daarom leggen we u in dit privacy reglement uit welke gegevens we van u verwerken en waarom we dat doen. We doen conform de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hieraan stelt.

Wie wij zijn

Wij zijn Human Business Support B.V. en wij handelen tevens onder de namen Human Business Support en Verzuim Support (hierna: ‘HBS’, ‘wij’, ‘ons’ of onze’).

Onze contactgegevens zijn:
Human Business Support
Rithmeesterpark 50 C1
4838 GZ Breda
076 503 80 52
info@HBSwerkt.nl

In dit Privacy Reglement vindt u meer informatie over:

• Persoonsgegevens
• Bewaartermijn gegevens
• Sollicitatie
• Cookiestatement

Persoonsgegevens

Bij het verlenen van onze diensten verwerken wij persoonsgegevens die wij van u hebben verkregen via uw opdracht, via de website of via derden, zoals via onze opdrachtgevers (werkgevers). Ook wanneer u bij ons werkt of wanneer u bij ons solliciteert, verwerken wij persoonsgegevens.

Concreet kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• NAW-gegevens, titulatuur
• Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummers
• Geboortedatum en geboorteplaats
• Geslacht
• Administratieve gegevens
• Burgerservicenummer
• Opleidingsgegevens, waaronder cijferlijsten en diploma’s
• Functievoorkeuren en wensen
• Gegevens over uw dienstverband of arbeidsverleden en overige gegevens die relevant zijn voor loopbaanbegeleiding
• Rapportages van assessments en andere testen (indien van toepassing)
• Inhoud loopbaandossier
• Functionele mogelijkheden en belastbaarheid
• Ziekmeldingen, verzuimgegevens en inhoud verzuimdossier
• Gegevens in een plan van aanpak, periodieke evaluaties en alle informatie die nodig is om de Wet verbetering Poortwachter uit te voeren
• Gebruikersnaam webportaal
• Inhoud van communicatie met opdrachtgevers
• Inhoud van communicatie met medewerkers van opdrachtgevers
• Social mediaprofiel (bij communicatie met ons via social media)
• IP-adres

Doeleinden

Wij verwerken deze persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke ten behoeve van:

• Begeleiding bij ziekteverzuim van werknemers van bedrijven en instellingen die daartoe met HBS direct of indirect een overeenkomst hebben gesloten;
• De re-integratie van werknemers of uitkeringsgerechtigden in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid;
• De uitvoering van arbeidsrechtelijke overeenkomst met de werknemers van HBS
• Onderhouden van contact met opdrachtgevers en medewerkers van opdrachtgevers;
• Beheer van het cliëntenbestand;
• Het verrichten van administratieve handelingen, zoals planning en beheersactiviteiten;
• Beoordeling van geschiktheid voor bepaalde functies;
• Arbeidsbemiddeling;
• Het verzorgen van opleidingen;
• Rapporteren en analyseren voor verantwoording aan opdrachtgevers en de verbetering van de dienstverlening;
• Behandelen en afhandelen van klachten;
• (laten) uitvoeren en beoordelen assessments;
• Benchmarking;
• Facturering;
• Innen van gelden en het nemen van incassomaatregelen;
• Marketingactiviteiten zoals het versturen van nieuws en informatie over onze dienstverlening;
• Analyseren en optimaliseren van de website en webportalen;
• Interne controle;
• Nakoming van wettelijke verplichtingen;
• Accountantscontrole;
• Het voeren van geschillen en opvolgen rechterlijke bevelen.

Wij verwerken deze persoonsgegevens als verwerker ten behoeve van: 

• De klant bij casemanagement in een verlengde armconstructie (taakdelegatie)
• De uitvoering van een zakelijke overeenkomst met de klant inzake begeleiding bij loopbaanontwikkeling van individuele personen of werknemers van bedrijven en instellingen

Op welke gronden wij gegevens verwerken

Wij verwerken bepaalde persoonsgegevens om uitvoering te geven aan de overeenkomst met u of uw opdrachtgever. Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals alle verplichtingen op basis van de Wet verbetering Poortwachter (re-integratie) en de Arbowet (dienstverlening als Arbodienst). Ook verwerken wij persoonsgegevens, omdat we daar gerechtvaardigde belangen bij hebben, zoals het optimaliseren van onze dienstverlening, het beschermen van onze financiële belangen en de beveiliging en het beheer van onze systemen.

Als wij persoonsgegevens verwerken op grond van expliciete toestemming dan zullen we dat afzonderlijk vragen. Een gegeven toestemming kan altijd weer worden ingetrokken.

Aan wie wij gegevens kunnen verstrekken

Bij het uitvoeren van onze dienstverlening verstrekken wij gegevens aan partijen die direct betrokken zijn bij onze diensten Verzuim Support of Loopbaan Support, zoals de opdrachtgever, het UWV, testbureaus of ingeschakelde derden die meewerken aan de verzuim- of loopbaanbegeleiding. Waar vereist geven wij alleen gegevens door nadat u hier toestemming voor heeft gegeven. Ook kunnen wij voor de hiervoor genoemde doelen gebruik maken van diensten van derden, zoals de IT-leveranciers van onze systemen en webportalen. Tot slot kan het voorkomen dat wij persoonsgegevens moeten verstrekken aan toezichthoudende autoriteiten of aan de politie of andere handhavers op grond van een rechterlijk bevel.
Wij zullen uw gegevens uiteraard niet verstrekken aan derden voor commerciële of goede doelen.

Van wie wij gegevens kunnen ontvangen

Het kan voorkomen dat wij gegevens over u ontvangen van andere zorgverleners, dat kan alleen als u een andere zorgverlener hier toestemming voor heeft verleend. Van uw werkgever ontvangen we alleen uw naam, adresgegevens en overige identificerende of algemene gegevens.

Profileren

HBS, of de bij ons aangesloten bedrijfsartsen zullen u nooit profileren (op eigen initiatief op op verzoek van uw werkgever) op basis van (louter) geautomatiseerde besluitvorming. Indien op basis van testen of keuringen, digitale hulpmiddelen of andere gegevens een profiel van u wordt gemaakt zal altijd een menselijke blik worden gebruikt om tot een uiteindelijk oordeel of diagnose te komen. In geen geval zullen beslissingen over u worden genomen zonder menselijke tussenkomst.

Bewaartermijnen; hoe lang wij uw gegevens bewaren

Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan noodzakelijk voor de doeleinden die in dit privacy reglement zijn genoemd. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. Bepaalde gegevens moeten we langer bewaren, omdat wij ons moet houden aan wettelijke bewaarplichten. Dat geldt voor de volgende categorieën:

• Voor een medisch dossier (voorzover opgesteld onder de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst) geldt een wettelijke bewaartermijn van 20 jaar.
• Indien werknemers tijdens werkzaamheden in aanraking zijn geweest met bepaalde gevaarlijke stoffen kan een langere wettelijke bewaartermijn gelden tot maximaal 40 jaar na beëindiging van het dienstverband.
• Gegevens van cliënten waarbij namens een gemeente in het kader van de uitvoering van de WWB of WMO-contact, onderzoek, en/of beoordeling of indicatiestelling heeft plaatsgevonden worden minimaal 15 jaar bewaard.
• Voor financiële gegevens geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar

Hoe wij uw gegevens beveiligen

Wij vinden het belangrijk dat uw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies of onbevoegde toegang van uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij passende beveiligingsmaatregelen genomen, zoals:

• Het gebruik van twee factor authenticatie voor ons webportaal.
• Binnen de organisatie is een kwaliteitsmanagementsysteem ingericht conform ISO 9001, daarmee borgen we een hoge kwaliteit in al onze processen. Belangrijke onderdelen  hiervan zijn Privacy en informatiebeveiliging. Hierop worden wij ook door een externe organisatie jaarlijks getoetst.
• Er zijn binnen de organisatie verantwoordelijkheden toegekend op het gebied van privacy en informatiebeveiliging.
• Werknemers die inzage hebben in persoonsgegevens zijn (contractueel) gehouden aan geheimhouding.
• IT-voorzieningen en apparatuur zijn fysiek en logisch beschermd tegen toegang door onbevoegden en schade of storingen.
• In kritische informatiesystemen zoals het verzuimsysteem en digitale medische dossiers worden activiteiten gelogd.
• Met alle derde partijen die gegevens namens ons verwerken worden verwerkersovereenkomsten afgesloten waarin afspraken worden gemaakt over de toegang en beveiliging tot gegevens. Daarnaast gaan we alleen met leveranciers in zee die beschikken over een ISO 27001 certificaat, het internationale keurmerk voor informatiebeveiliging.
• HBS werkt zoveel als mogelijk met digitale dossiers. Eventuele papieren dossiers met (medische) persoonsgegevens worden opgeborgen in afsluitbare kasten. Er is een reglement voor sleutelbeheer

Toegang tot gegevens

We zijn erg zorgvuldig bij het bepalen wie toegang tot welke informatie mag hebben. Hierbij besteden we uiteraard extra aandacht aan toegang tot medische gegevens. (Bedrijfs)artsen van HBS en door hen gesuperviseerde medewerkers, welke direct bij de behandeling of begeleiding betrokken zijn, hebben toegang tot de medische dossiers. Werkgevers, leidinggevenden en casemanagers hebben geen toegang tot de medische dossiers.

In algemene zin wordt toegang alleen verleend conform de volgende uitgangspunten:

• Alleen die medewerkers van HBS hebben toegang tot persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor een goede uitoefening van hun taken.
• Derden die door HBS zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten, hebben toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor een goede uitoefening van hun taken en zijn contractueel tot geheimhouding verplicht.
• Elektronische (medische) persoonsgegevens worden zodanig beveiligd dat onbevoegden geen toegang kunnen krijgen tot deze gegevens.
• In het kwaliteitsmanagementsysteem van HBS is aangegeven wie toegang heeft tot de registratiesystemen en hoe de autorisaties worden toegekend en beheerd.

Autorisaties voor toegang tot papieren of digitale dossiers vindt plaats via een gedocumenteerd proces waarbij rechten worden verleend op basis van een functie of rol, afwijking van deze autorisatiematrix mag alleen met expliciete toestemming van de directie. Bij de uitgifte van rechten zorgen we ervoor dat deze altijd op persoonsniveau worden uitgegeven en niet kunnen worden gedeeld met anderen. Onderdeel van het proces is ook het tijdig en zorgvuldig intrekken van rechten van personen die onze organisatie verlaten of van functie veranderen. Daarnaast voeren we ook periodieke controles uit op de toegekende rechten.

Sollicitatie

Indien u bij HBS solliciteert, verwerken wij voor de afhandeling van uw sollicitatie, uw persoonsgegevens. Als u solliciteert op een vacature via de website, kunt u online een formulier invullen waarin de voor de afhandeling van uw sollicitatie benodigde gegevens worden gevraagd. Daarnaast kunt u uw CV, motivatie of ander document uploaden.

Persoonsgegevens

Voor de afhandeling van uw sollicitatie verwerken wij de volgende gegevens:

• NAW-gegevens
• Contactgegevens, waaronder telefoonnummers en e-mailadres
• Geslacht
• Geboortedatum
• Opleidingsniveau
• Beschikbaarheid
• Talent
• Inhoud van uw CV
• Inhoud van uw motivatie

Doel van verwerking

De sollicitatiegegevens worden door HBS voor de volgende doelen verwerkt:

• Werving en selectie
• Beoordeling van de geschiktheid voor een functie
• Verbetering sollicitatieprocedure
• Behandelen van vragen, opmerkingen en klachten
• Maken van analyses en rapportages over vragen, opmerkingen en klachten

Bewaartermijn gegevens sollicitatie

De persoonsgegevens die u voor uw sollicitatie aan HBS verstrekt, worden tot vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard. Indien u hiervoor toestemming geeft, houden wij uw persoonsgegevens tot één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure in portefeuille. Dit geeft ons de mogelijkheid om u voor eventuele toekomstige vacatures bij HBS te benaderen. Wanneer u in dienst treedt bij HBS zullen uw persoonsgegevens onderdeel worden van uw personeelsdossier.

Welke rechten

U heeft de volgende rechten ten aanzien van de persoonsgegevens die wij van u verwerken:

• Het recht om te verzoeken of wij persoonsgegevens van u verwerken en indien dit het geval is, op inzage in uw persoonsgegevens. Wij vragen u om bij uw verzoek waar mogelijk aan te geven op welke informatie of welke verwerkingsactiviteiten uw verzoek betrekking heeft.
• Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn;
• Het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’);
• Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
• Het recht om uw toestemming voor verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken, indien de verwerking op uw toestemming is gebaseerd;
• Het recht op ontvangst of afgifte van uw persoonsgegevens aan een door u aangewezen derde in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm (‘recht op dataportabiliteit’).

Om uw rechten uit te oefenen of wanneer u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via:

HBS t.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Rithmeesterpark 50 C1
4838 GZ Breda
076-5038052
info@privacyhelder.nl 

Om te voorkomen dat wij informatie aan een verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Wij zullen u in beginsel uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren of wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Deze termijn kan in specifieke gevallen, bijv. wanneer sprake is van een complex verzoek, met twee maanden worden verlengd. Over een dergelijke verlenging zullen wij u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren. Op grond van de privacywetgeving kunnen wij onder bepaalde omstandigheden uw verzoek weigeren. Indien dit het geval is, zullen wij u uitleggen waarom. Wanneer u bezwaar maakt tegen het verwerken van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden, dan zullen wij dit verzoek altijd respecteren. Meer informatie over uw privacyrechten vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Klachten

Wanneer u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan proberen wij hier graag samen met u uit te komen. U kunt hiervoor altijd terecht bij de Functionaris Gegevensbescherming van HBS. Als dit niet tot het gewenste resultaat leidt, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer u in een ander land van de Europese Unie woont of werkt, kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder in dat land.

Indien u een andere klacht heeft die geen betrekking heeft op uw privacy dan verwijzen we u graag naar ons klachtenreglement. Deze is te vinden op onze website.

Wijzigingen privacy reglement

Dit Privacy Reglement is voor het laatst aangepast op 1 april 2022. Wij behouden ons het recht voor om dit Privacy Reglement te wijzigen en zullen steeds de meest recente versie van dit Privacy Reglement op onze website plaatsen. Indien sprake is van substantiële wijzigingen die een of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, streven wij er naar om deze betrokkenen hierover direct te informeren.

Cookiestatement

Op deze website maken we gebruik van cookies. Een cookie is een klein (tekst)bestandje dat door uw browser op uw computer wordt opgeslagen wanneer u onze website bezoekt. Deze informatie kan bij een volgend bezoek naar ons worden teruggestuurd. Wij gebruiken de volgende noodzakelijke cookies:

Cookies uitschakelen of verwijderen

Via uw browserinstellingen kunt u de cookies op uw device verwijderen en het plaatsen van nieuwe cookies weigeren. Als u cookies blokkeert, kan het zijn dat onze website minder goed werkt. De wijze waarop u uw cookie-instellingen kunt aanpassen kan per browser verschillen. Hieronder treft u instructies voor verschillende veelgebruikte browsers aan:

• Chrome
• Firefox
• Internet Explorer
• Edge
• Safari

en u vindt hier meer specifieke informatie voor uw Apple apparaten.

Meer informatie over cookies en het verwijderen van cookies kunt u ook vinden bij de Consumentenbond en via Consuwijzer en via http://www.youronlinechoices.eu/.

Vragen?

Heeft u nog vragen of opmerkingen over het gebruik van cookies op onze website? Neem dan gerust contact met ons op via info@privacyhelder.nl of bel ons op 076-5038052.